Regulamin serwisu DOKimo.pl

Regulamin serwisu DOKimo.pl

obowiązujący od dnia 01.01.2026 r.

§1 Definicje

  1. Regulamin - niniejszy regulamin sporządzony w oparciu o art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U z 2020 poz. 344), który określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem www.DOKimo.pl.
  2. Usługodawca - BinSoft Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Szczytnie przy ulicy Władysława IV 35, 12-100 Szczytno, NIP: PL7451846889, REGON: 364251875, KRS: 0000618367.
  3. Serwis Internetowy lub Serwis - platforma informatyczna działająca pod adresem www.DOKimo.pl, prowadzona przez Usługodawcę, umożliwiająca Klientowi korzystanie z usług zarządzania dokumentami, elektronicznego obiegu dokumentów, fakturowania, automatycznego przetwarzania danych (OCR), integracji z systemami zewnętrznymi (w tym KSeF) oraz innych funkcjonalności opisanych na stronie www.DOKimo.pl i w Cenniku.
  4. Klient, Usługobiorca, Użytkownik - osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Serwisu Internetowego. Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów.
  5. Usługa - usługa świadczona drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu Internetowego.
  6. Umowa - umowa o świadczenie Usług zawierana pomiędzy Usługodawcą a Klientem za pośrednictwem Serwisu Internetowego. Na Umowę składają się niniejszy Regulamin, Cennik oraz ewentualne indywidualne ustalenia Stron potwierdzone na piśmie lub w formie dokumentowej.
  7. Konto - zbiór zasobów i uprawnień w ramach Serwisu, przypisany do konkretnego Klienta, umożliwiający mu korzystanie z Usług.
  8. Cennik - wykaz Planów Abonamentowych i związanych z nimi opłat, dostępny na stronie internetowej Serwisu.
  9. Plan Abonamentowy (lub Pakiet) - wybrany przez Klienta pakiet funkcjonalności Serwisu, określający zakres dostępnych Usług i limity ich wykorzystania.
  10. Okres Rozliczeniowy (lub Okres Abonamentowy) - okres (np. miesiąc lub rok), za który Klient uiszcza opłatę abonamentową za korzystanie z Usługi.
  11. Dane - wszelkie treści, w tym dane osobowe i dane firmowe, wprowadzane przez Użytkownika do Serwisu Internetowego w dowolnej formie.
  12. Dokument - każdy plik elektroniczny lub zbiór danych wprowadzony przez Użytkownika do Serwisu, w tym faktury, umowy, pisma, korespondencja, skany i inne materiały.
  13. OCR (Optical Character Recognition) - technologia automatycznego rozpoznawania tekstu z plików graficznych (np. skanów), wykorzystywana w Serwisie jako narzędzie pomocnicze do automatycznego odczytywania danych z Dokumentów.
  14. Integracja - połączenie Serwisu z systemami zewnętrznymi (np. Krajowy System e-Faktur, systemy księgowe, ERP) umożliwiające automatyczną wymianę danych.
  15. Systemy zewnętrzne - systemy i usługi podmiotów trzecich, z którymi Serwis może się integrować, w szczególności Krajowy System e-Faktur (KSeF), bramki płatności, usługi pocztowe i inne interfejsy API.
  16. Przestrzeń dyskowa - przydzielona Użytkownikowi w ramach wybranego Planu Abonamentowego pojemność do przechowywania Dokumentów i Danych w Serwisie.
  17. API - interfejs programistyczny udostępniany przez Usługodawcę, umożliwiający integrację Serwisu z oprogramowaniem zewnętrznym Klienta na zasadach określonych w dokumentacji technicznej.
  18. Siła Wyższa - zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, uniemożliwiające wykonanie zobowiązań, w szczególności: klęski żywiołowe, epidemie i pandemie, działania wojenne, akty terroryzmu, cyberataki na infrastrukturę krytyczną (ataki DDoS, ransomware), awarie publicznej infrastruktury telekomunikacyjnej, awarie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) lub innych Systemów zewnętrznych trwające dłużej niż 24 godziny, zmiany w powszechnie obowiązującym prawie uniemożliwiające świadczenie Usługi, przerwy w dostawie energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych niezależne od Usługodawcy.
  19. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

§2 Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia Usług przez Usługodawcę na rzecz Klientów.
  2. Akceptacja Regulaminu jest dobrowolna, ale konieczna do założenia Konta i korzystania z Usług.
  3. Wszelką korespondencję elektroniczną dotyczącą działalności Serwisu należy kierować na adres e-mail podany na stronie internetowej Serwisu w zakładce "Kontakt".
  4. Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie.

§2a Warunki techniczne

  1. Do prawidłowego korzystania z Usługi wymagane jest posiadanie przez Klienta: a. Urządzenia z dostępem do sieci Internet b. Aktualnej wersji przeglądarki internetowej (np. Chrome, Firefox, Edge, Safari) z włączoną obsługą plików cookies i JavaScript c. Aktywnego konta poczty elektronicznej (e-mail)

§3 Zawarcie i rozwiązanie Umowy

  1. Zawarcie Umowy następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego, akceptację niniejszego Regulaminu i Polityki Prywatności oraz dokonanie rejestracji w Serwisie.
  2. Klient zobowiązany jest do podania prawdziwych i aktualnych danych podczas rejestracji, w tym danych firmy (NIP, adres, nazwa).
  3. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.
  4. Klientowi przysługuje prawo do wypowiedzenia Umowy w każdej chwili ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego, poprzez usunięcie Konta w panelu Klienta lub złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu na adres e-mail Usługodawcy.
  5. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Klienta, uiszczone opłaty abonamentowe nie podlegają zwrotowi za niewykorzystany Okres Rozliczeniowy.
  6. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
  7. Usługodawca ma prawo rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku, gdy Klient: a. rażąco narusza postanowienia niniejszego Regulaminu b. wykorzystuje Serwis w sposób sprzeczny z prawem c. dopuszcza się zwłoki w płatności za co najmniej dwa pełne Okresy Rozliczeniowe
  8. Usunięcie Konta jest równoznaczne z wypowiedzeniem Umowy.
  9. Po zakończeniu Umowy, dane i Dokumenty Klienta będą przechowywane zgodnie z zasadami określonymi w §7 niniejszego Regulaminu.

§4 Płatności i Pakiety Abonamentowe

  1. Korzystanie z płatnych Planów Abonamentowych wymaga uiszczenia opłaty zgodnie z Cennikiem.
  2. Wszystkie ceny podane w Cenniku są cenami netto, do których zostanie doliczony podatek VAT w obowiązującej stawce.
  3. Płatności realizowane są z góry za wybrany Okres Rozliczeniowy (miesięczny lub roczny), za pośrednictwem dostępnych w Serwisie operatorów płatności.
  4. Aktywacja dostępu do płatnego Planu Abonamentowego następuje po zaksięgowaniu płatności na koncie Usługodawcy.
  5. Na podstawie zamówienia, Usługodawca wystawi Klientowi fakturę VAT. Faktury będą wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) zgodnie z obowiązującymi przepisami. Klient akceptuje otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.
  6. Termin płatności faktury wynosi 7 dni od daty jej wystawienia, chyba że Strony ustalą inaczej.
  7. W przypadku braku płatności w terminie, Usługodawca podejmie następujące kroki: a. 3 dni po terminie płatności - wysłanie pierwszego przypomnienia o płatności drogą elektroniczną b. 7 dni po terminie płatności - wysłanie ostatecznego wezwania do zapłaty drogą elektroniczną c. 8 dni po terminie płatności - w przypadku dalszego braku zapłaty, Usługodawca ma prawo zawiesić dostęp Klienta do Usługi do czasu uregulowania wszystkich zaległości. Zawieszenie Usługi nie zwalnia Klienta z obowiązku uiszczenia opłat.
  8. Usługodawca ma prawo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych za każdy dzień zwłoki w płatności.
  9. W przypadku konieczności dochodzenia należności na drodze pozasądowej lub sądowej, Klient zobowiązany jest do pokrycia kosztów odzyskiwania należności zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, w tym zryczałtowanej rekompensaty w wysokości równowartości: 40 EUR (przy długu do 5 000 zł), 70 EUR (przy długu od 5 000 zł do 50 000 zł) lub 100 EUR (przy długu powyżej 50 000 zł).
  10. Klient ma możliwość zmiany Planu Abonamentowego w dowolnym momencie. Zasady migracji między pakietami, w tym ewentualne opłaty wyrównawcze, określa Cennik.
  11. Każdy Plan Abonamentowy może posiadać limity, w szczególności dotyczące liczby użytkowników, liczby przetwarzanych dokumentów, dostępnej Przestrzeni dyskowej czy liczby zapytań API. Szczegółowe limity określone są w Cenniku.
  12. Przekroczenie limitów może skutkować koniecznością przejścia na wyższy Plan Abonamentowy lub naliczeniem dodatkowych opłat, zgodnie z Cennikiem.

§5 Własność intelektualna

  1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Serwisu, w tym kod źródłowy, interfejs użytkownika, wygląd, algorytmy, know-how, dokumentacja i znaki towarowe, należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców.
  2. Z chwilą zawarcia Umowy, Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej, nieudzielającej prawa do sublicencji i ograniczonej czasowo do okresu obowiązywania Umowy licencji na korzystanie z Serwisu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego korzystania z Usług, zgodnie z ich przeznaczeniem i wybranym Planem Abonamentowym.
  3. Klient nie jest uprawniony do: a. kopiowania, modyfikowania, dekompilacji, inżynierii wstecznej Serwisu ani podejmowania prób odtworzenia kodu źródłowego Usługi b. udostępniania dostępu do Serwisu osobom trzecim, z wyjątkiem upoważnionych przez siebie pracowników lub współpracowników c. wykorzystywania Serwisu do celów niezgodnych z jego przeznaczeniem lub z prawem d. obchodzenia zabezpieczeń technicznych Serwisu
  4. Klient zachowuje pełnię praw własności do wszystkich Danych i Dokumentów wprowadzanych przez siebie do Serwisu.

§6 Zasady korzystania z Serwisu (Dozwolone użytkowanie)

  1. Klient zobowiązuje się do korzystania z Serwisu wyłącznie w celach zgodnych z prawem i dobrymi obyczajami.
  2. Klient zobowiązany jest do ochrony swoich danych dostępowych do Konta (login, hasło) i nieudostępniania ich osobom trzecim. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania osób, którym umożliwił dostęp do Konta.
  3. Zabrania się w szczególności: a. wprowadzania do Serwisu treści nielegalnych, obraźliwych, naruszających prawa osób trzecich lub zasady współżycia społecznego b. wykorzystywania Serwisu do przechowywania lub dystrybucji złośliwego oprogramowania c. podejmowania działań mogących zakłócić działanie Serwisu, jego stabilność lub bezpieczeństwo d. podejmowania prób nieautoryzowanego dostępu do zasobów Serwisu e. wystawiania dokumentów zawierających dane niezgodne ze stanem faktycznym
  4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do natychmiastowego zawieszenia lub zamknięcia Konta Użytkownika naruszającego powyższe zasady, bez prawa do zwrotu uiszczonych opłat.
  5. Aktualizacje Usługi dokonywane są po stronie Usługodawcy i nie wymagają od Klienta żadnych działań, z wyjątkiem ewentualnej konieczności ponownego zalogowania się do systemu.

§7 Retencja danych po zakończeniu Umowy

  1. Po zakończeniu Umowy (np. w wyniku wypowiedzenia lub braku płatności), Konto Klienta przechodzi w tryb "tylko do odczytu" na okres 30 dni.
  2. W okresie, o którym mowa w ust. 1, Klient ma możliwość pobrania swoich Danych i Dokumentów z Serwisu.
  3. Po upływie 30 dni od zakończenia Umowy, Usługodawca ma prawo do trwałego i nieodwracalnego usunięcia wszystkich Danych i Dokumentów Klienta z Serwisu, bez możliwości ich odtworzenia.
  4. Na pisemny wniosek Klienta, złożony przed upływem terminu określonego w ust. 1, okres przechowywania danych w trybie "tylko do odczytu" może zostać odpłatnie przedłużony, zgodnie z Cennikiem.

§8 Odpowiedzialność Usługodawcy

  1. Usługodawca zobowiązuje się do świadczenia Usługi z należytą starannością. Usługodawca zastrzega sobie prawo do przerw technicznych i konserwacyjnych, o których będzie informował z wyprzedzeniem, o ile będzie to możliwe.
  2. Odpowiedzialność za OCR: Usługodawca udostępnia funkcjonalność automatycznego rozpoznawania tekstu (OCR) jako narzędzie pomocnicze. Usługodawca nie gwarantuje 100% poprawności danych odczytanych automatycznie i nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z błędów, nieścisłości lub braków w danych uzyskanych w wyniku automatycznego przetwarzania. Użytkownik jest zobowiązany do każdorazowej weryfikacji wszystkich danych wprowadzonych do systemu automatycznie i ponosi pełną odpowiedzialność za ich poprawność oraz dalsze wykorzystanie.
  3. Odpowiedzialność za Integracje: Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działanie, dostępność, poprawność funkcjonowania oraz skutki działania systemów zewnętrznych, z którymi Serwis jest zintegrowany (w tym Krajowego Systemu e-Faktur). Odpowiedzialność za poprawność danych przesyłanych do systemów zewnętrznych oraz za skutki ich przetworzenia przez te systemy spoczywa wyłącznie na Użytkowniku.
  4. Ograniczenie odpowiedzialności: Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w tym za wszelkie szkody poniesione przez Klienta (szkody rzeczywiste), niezależnie od podstawy roszczenia, jest ograniczona do równowartości wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta za Usługę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego wynikła szkoda.
  5. Wyłączenie odpowiedzialności za szkody pośrednie: Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści (lucrum cessans), szkody pośrednie, następcze, utratę danych, utratę przychodów lub przerwy w działalności gospodarczej Użytkownika, wynikające z korzystania lub niemożności korzystania z Serwisu.
  6. Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w ust. 4 i 5, nie dotyczy szkód wyrządzonych z winy umyślnej.
  7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za: a. Nieprawidłowe działanie lub niedostępność Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz innych Systemów zewnętrznych b. Szkody wynikające z nieprawidłowego użytkowania Usługi przez Klienta lub podania przez niego niepoprawnych danych c. Szkody wynikające z działania siły wyższej d. Szkody wynikające z nieautoryzowanego dostępu do Konta z winy Klienta e. Treść i poprawność dokumentów (faktur, zamówień) wystawianych przez Klienta za pośrednictwem Usługi f. Zmiany w interfejsach API Systemów zewnętrznych, które mogą wpłynąć na działanie integracji g. Utratę danych Klienta wynikającą z przyczyn leżących po stronie Klienta, w tym niewłaściwe zarządzanie danymi dostępowymi
  8. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi jest wyłączona na podstawie art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego.
  9. Usługodawca nie udziela gwarancji na Usługę, chyba że wyraźnie wskazano inaczej w ofercie.
  10. Kopie zapasowe: Usługodawca wykonuje kopie zapasowe danych Klienta wyłącznie w celach pomocniczych i nie gwarantuje ich kompletności ani dostępności. Kopie te nie stanowią usługi archiwizacji danych.
  11. Klient jest odpowiedzialny za tworzenie i przechowywanie własnych kopii zapasowych danych, w szczególności faktur, dokumentów i baz kontrahentów.
  12. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za dane umieszczone przez Użytkownika w Serwisie oraz sposób ich wykorzystywania.

§9 Odpowiedzialność Użytkownika

  1. Użytkownik ponosi wyłączną i pełną odpowiedzialność za: a. treść, legalność i zgodność z prawem wszystkich Dokumentów i Danych wprowadzanych do Serwisu b. posiadanie odpowiednich praw i zgód do przechowywania i przetwarzania wprowadzanych Danych i Dokumentów c. prawidłowość danych przesyłanych do systemów zewnętrznych (w tym KSeF) za pośrednictwem Serwisu
  2. Użytkownik jest zobowiązany do utrzymywania w tajności swoich danych dostępowych do Konta (login, hasło) i ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania dokonane przy ich użyciu.

§9a Wsparcie techniczne i poziom usług (SLA)

  1. Usługodawca świadczy wsparcie techniczne w dni robocze, w godzinach 8:00-15:00.
  2. Zgłoszenia błędów i problemów technicznych należy kierować na adres e-mail lub numer telefonu podany na stronie internetowej Serwisu w zakładce "Kontakt".
  3. Usługodawca zobowiązuje się do zapewnienia dostępności Usługi na poziomie 99,0% w skali miesiąca.
  4. W przypadku wystąpienia błędu krytycznego, uniemożliwiającego korzystanie z podstawowych funkcji Usługi, Usługodawca dołoży starań, aby usunąć go w rozsądnym terminie od momentu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
  5. Dostępność Usługi nie obejmuje planowanych przerw konserwacyjnych, o których Usługodawca poinformuje Klienta z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem, oraz niedostępności wynikającej z awarii KSeF lub działania siły wyższej.

§10 Reklamacje

  1. Wszelkie reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu należy składać drogą elektroniczną na adres e-mail podany w zakładce "Kontakt".
  2. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane identyfikujące Klienta, opis problemu oraz żądanie reklamacyjne.
  3. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

§11 Przetwarzanie Danych Osobowych i Poufność

  1. Usługodawca jest administratorem danych osobowych Klientów w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania Umowy (dane rejestracyjne, kontaktowe, dane do faktur).
  2. W zakresie Danych i Dokumentów wprowadzanych przez Klienta do Serwisu, Klient jest administratorem danych osobowych, a BinSoft pełni rolę podmiotu przetwarzającego, który przetwarza te dane na zlecenie Klienta.
  3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych oraz powierzenia ich przetwarzania określa Polityka Prywatności, dostępna pod adresem: www.DOKimo.pl/polityka-prywatnosci, która stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.
  4. Obie Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji technicznych, handlowych i organizacyjnych uzyskanych w związku z wykonywaniem Umowy, przez czas jej trwania oraz przez 5 lat po jej zakończeniu.

§12 Zmiany w Serwisie i Regulaminie

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Serwisie, w tym dodawania, modyfikacji i usuwania funkcjonalności.
  2. Dodawanie nowych funkcjonalności oraz ulepszenia istniejących nie wymagają uprzedniego powiadomienia Użytkowników.
  3. O planowanym usunięciu lub istotnym ograniczeniu funkcjonalności objętej opłaconym Planem Abonamentowym, które negatywnie wpływa na podstawowe możliwości korzystania z Usługi, Usługodawca poinformuje Użytkowników z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
  4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Klientów poprzez publikację nowej wersji na stronie internetowej Serwisu oraz przesłanie informacji na adres e-mail Klienta z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
  5. Brak sprzeciwu Klienta w terminie 14 dni od dnia powiadomienia oznacza akceptację zmian. W przypadku braku akceptacji zmian, Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego.

§13 Siła Wyższa

  1. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy, jeżeli jest to spowodowane działaniem Siły Wyższej.
  2. Strona dotknięta działaniem Siły Wyższej zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić drugą Stronę o zaistnieniu i ustaniu okoliczności Siły Wyższej.
  3. W przypadku trwania Siły Wyższej dłużej niż 30 dni, każda ze Stron ma prawo rozwiązać Umowę bez ponoszenia odpowiedzialności odszkodowawczej.

§14 Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  2. Wszelkie spory wynikające z Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  3. Integralną częścią Regulaminu jest Cennik oraz Polityka Prywatności.
  4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania w Serwisie.