Regulamin serwisu DOKimo.pl

  1. §1 Definicje
  2. §2 Postanowienia ogólne
  3. §3 Zawarcie i rozwiązanie Umowy
  4. §4 Płatności i Pakiety Abonamentowe
  5. §5 Własność intelektualna
  6. §6 Zasady korzystania z Serwisu (Dozwolone użytkowanie)
  7. §7 Retencja danych po zakończeniu Umowy
  8. §8 Odpowiedzialność Usługodawcy
  9. §9 Odpowiedzialność Użytkownika
  10. §10 Reklamacje
  11. §11 Przetwarzanie Danych Osobowych
  12. §12 Zmiany w Serwisie i Regulaminie
  13. §13 Siła Wyższa
  14. §14 Postanowienia końcowe

obowiązujący od dnia [08.01.2026] r.

§1 Definicje

  1. Regulamin — niniejszy regulamin sporządzony w oparciu o art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U z 2020 poz. 344), który określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem www.DOKimo.pl.
  2. Usługodawca — BinSoft Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Szczytnie przy ulicy Władysława IV 35, 12-100 Szczytno, NIP: PL7451846889, REGON: 364251875, KRS: 0000618367.
  3. Serwis Internetowy lub Serwis — platforma informatyczna działająca pod adresem www.DOKimo.pl, prowadzona przez Usługodawcę, umożliwiająca Klientowi korzystanie z usług zarządzania dokumentami, elektronicznego obiegu dokumentów, fakturowania, automatycznego przetwarzania danych (OCR), integracji z systemami zewnętrznymi (w tym KSeF) oraz innych funkcjonalności opisanych na stronie www.DOKimo.pl i w Cenniku.
  4. Klient, Usługobiorca, Użytkownik — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Serwisu Internetowego.
  5. Usługa — usługa świadczona drogą elektroniczną przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu Internetowego.
  6. Umowa — umowa o świadczenie Usług zawierana pomiędzy Usługodawcą a Klientem za pośrednictwem Serwisu Internetowego.
  7. Konto — zbiór zasobów i uprawnień w ramach Serwisu, przypisany do konkretnego Klienta, umożliwiający mu korzystanie z Usług.
  8. Cennik – wykaz Planów Abonamentowych i związanych z nimi opłat, dostępny na stronie internetowej Serwisu.
  9. Plan Abonamentowy — wybrany przez Klienta pakiet funkcjonalności Serwisu, określający zakres dostępnych Usług i limity ich wykorzystania.
  10. Okres Rozliczeniowy — okres (np. miesiąc lub rok), za który Klient uiszcza opłatę abonamentową za korzystanie z Usługi.
  11. Dane – wszelkie treści, w tym dane osobowe i dane firmowe, wprowadzane przez Użytkownika do Serwisu Internetowego w dowolnej formie.
  12. Dokument – każdy plik elektroniczny lub zbiór danych wprowadzony przez Użytkownika do Serwisu, w tym faktury, umowy, pisma, korespondencja, skany i inne materiały.
  13. OCR (Optical Character Recognition) – technologia automatycznego rozpoznawania tekstu z plików graficznych (np. skanów), wykorzystywana w Serwisie jako narzędzie pomocnicze do automatycznego odczytywania danych z Dokumentów.
  14. Integracja – połączenie Serwisu z systemami zewnętrznymi (np. Krajowy System e-Faktur, systemy księgowe, ERP) umożliwiające automatyczną wymianę danych.
  15. Przestrzeń dyskowa – przydzielona Użytkownikowi w ramach wybranego Planu Abonamentowego pojemność do przechowywania Dokumentów i Danych w Serwisie.
  16. API – interfejs programistyczny udostępniany przez Usługodawcę, umożliwiający integrację Serwisu z oprogramowaniem zewnętrznym Klienta na zasadach określonych w dokumentacji technicznej.
  17. Siła Wyższa – zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, uniemożliwiające wykonanie zobowiązań, w szczególności: klęski żywiołowe, działania wojenne, akty terroryzmu, cyberataki o dużej skali, awarie publicznej infrastruktury telekomunikacyjnej, zmiany w powszechnie obowiązującym prawie uniemożliwiające świadczenie Usługi.
  18. RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

§2 Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia Usług przez Usługodawcę na rzecz Klientów.
  2. Akceptacja Regulaminu jest dobrowolna, ale konieczna do założenia Konta i korzystania z Usług.
  3. Wszelką korespondencję elektroniczną dotyczącą działalności Serwisu należy kierować na adres e-mail podany na stronie internetowej Serwisu w zakładce "Kontakt".
  4. Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie.

§3 Zawarcie i rozwiązanie Umowy

  1. Zawarcie Umowy następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego, akceptację niniejszego Regulaminu i dokonanie rejestracji w Serwisie.
  2. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.
  3. Klientowi przysługuje prawo do wypowiedzenia Umowy w każdej chwili poprzez usunięcie Konta w panelu Klienta lub złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu na adres e-mail Usługodawcy.
  4. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Klienta, uiszczone opłaty abonamentowe nie podlegają zwrotowi za niewykorzystany Okres Rozliczeniowy.
  5. Usunięcie Konta jest równoznaczne z wypowiedzeniem Umowy.
  6. Po zakończeniu Umowy, dane i Dokumenty Klienta będą przechowywane zgodnie z zasadami określonymi w §7 niniejszego Regulaminu.

§4 Płatności i Pakiety Abonamentowe

  1. Korzystanie z płatnych Planów Abonamentowych wymaga uiszczenia opłaty zgodnie z Cennikiem.
  2. Wszystkie ceny podane w Cenniku są cenami netto, do których zostanie doliczony podatek VAT w obowiązującej stawce.
  3. Płatności realizowane są za pośrednictwem dostępnych w Serwisie operatorów płatności.
  4. Aktywacja dostępu do płatnego Planu Abonamentowego następuje po zaksięgowaniu płatności na koncie Usługodawcy.
  5. Faktury VAT za świadczone Usługi wystawiane są w formie elektronicznej i udostępniane w panelu Klienta. Klient akceptuje otrzymywanie faktur drogą elektroniczną.
  6. Brak płatności za kolejny Okres Rozliczeniowy skutkuje automatycznym przejściem Konta w tryb ograniczonej funkcjonalności lub jego zablokowaniem, zgodnie z opisem w Cenniku.
  7. Klient ma możliwość zmiany Planu Abonamentowego w dowolnym momencie. Zasady migracji między pakietami, w tym ewentualne opłaty wyrównawcze, określa Cennik.
  8. Każdy Plan Abonamentowy może posiadać limity, w szczególności dotyczące liczby użytkowników, liczby przetwarzanych dokumentów, dostępnej Przestrzeni dyskowej czy liczby zapytań API. Szczegółowe limity określone są w Cenniku.
  9. Przekroczenie limitów może skutkować koniecznością przejścia na wyższy Plan Abonamentowy lub naliczeniem dodatkowych opłat, zgodnie z Cennikiem.

§5 Własność intelektualna

  1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Serwisu, w tym kod źródłowy, interfejs użytkownika, wygląd, algorytmy, know-how, dokumentacja i znaki towarowe, należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców.
  2. Z chwilą zawarcia Umowy, Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej i ograniczonej czasowo do okresu obowiązywania Umowy licencji na korzystanie z Serwisu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do prawidłowego korzystania z Usług, zgodnie z ich przeznaczeniem i wybranym Planem Abonamentowym.
  3. Klient nie jest uprawniony do:
    a. kopiowania, modyfikowania, dekompilacji, inżynierii wstecznej Serwisu;
    b. udostępniania dostępu do Serwisu osobom trzecim, z wyjątkiem upoważnionych przez siebie pracowników lub współpracowników;
    c. wykorzystywania Serwisu do celów niezgodnych z jego przeznaczeniem lub z prawem;
    d. obchodzenia zabezpieczeń technicznych Serwisu.
  4. Klient zachowuje pełnię praw własności do wszystkich Danych i Dokumentów wprowadzanych przez siebie do Serwisu.

§6 Zasady korzystania z Serwisu (Dozwolone użytkowanie)

  1. Klient zobowiązuje się do korzystania z Serwisu wyłącznie w celach zgodnych z prawem i dobrymi obyczajami.
  2. Zabrania się w szczególności:
    a. wprowadzania do Serwisu treści nielegalnych, obraźliwych, naruszających prawa osób trzecich lub zasady współżycia społecznego;
    b. wykorzystywania Serwisu do przechowywania lub dystrybucji złośliwego oprogramowania;
    c. podejmowania działań mogących zakłócić działanie Serwisu, jego stabilność lub bezpieczeństwo;
    d. podejmowania prób nieautoryzowanego dostępu do zasobów Serwisu.
  3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do natychmiastowego zawieszenia lub zamknięcia Konta Użytkownika naruszającego powyższe zasady, bez prawa do zwrotu uiszczonych opłat.

§7 Retencja danych po zakończeniu Umowy

  1. Po zakończeniu Umowy (np. w wyniku wypowiedzenia lub braku płatności), Konto Klienta przechodzi w tryb "tylko do odczytu" na okres 30 dni.
  2. W okresie, o którym mowa w ust. 1, Klient ma możliwość pobrania swoich Danych i Dokumentów z Serwisu.
  3. Po upływie 30 dni od zakończenia Umowy, Usługodawca ma prawo do trwałego i nieodwracalnego usunięcia wszystkich Danych i Dokumentów Klienta z Serwisu, bez możliwości ich odtworzenia.
  4. Na pisemny wniosek Klienta, złożony przed upływem terminu określonego w ust. 1, okres przechowywania danych w trybie "tylko do odczytu" może zostać odpłatnie przedłużony, zgodnie z Cennikiem.

§8 Odpowiedzialność Usługodawcy

  1. Usługodawca zobowiązuje się dołożyć należytej staranności w celu zapewnienia stałego i nieprzerwanego działania Serwisu. Usługodawca zastrzega sobie jednak prawo do przerw technicznych i konserwacyjnych, o których będzie informował z wyprzedzeniem, o ile będzie to możliwe.
  2. Odpowiedzialność za OCR: Usługodawca udostępnia funkcjonalność automatycznego rozpoznawania tekstu (OCR) jako narzędzie pomocnicze. Usługodawca nie gwarantuje 100% poprawności danych odczytanych automatycznie i nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z błędów, nieścisłości lub braków w danych uzyskanych w wyniku automatycznego przetwarzania. Użytkownik jest zobowiązany do każdorazowej weryfikacji wszystkich danych wprowadzonych do systemu automatycznie i ponosi pełną odpowiedzialność za ich poprawność oraz dalsze wykorzystanie.
  3. Odpowiedzialność za Integracje: Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za działanie, dostępność, poprawność funkcjonowania oraz skutki działania systemów zewnętrznych, z którymi Serwis jest zintegrowany (w tym Krajowego Systemu e-Faktur). Odpowiedzialność za poprawność danych przesyłanych do systemów zewnętrznych oraz za skutki ich przetworzenia przez te systemy spoczywa wyłącznie na Użytkowniku.
  4. Ograniczenie odpowiedzialności: W maksymalnym zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, niezależnie od podstawy roszczenia, jest ograniczona do wysokości opłat abonamentowych netto uiszczonych przez Użytkownika w okresie 6 miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę roszczenia.
  5. Wyłączenie odpowiedzialności za szkody pośrednie: W maksymalnym zakresie dozwolonym przez prawo, Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, szkody pośrednie, następcze, utratę danych, utratę przychodów lub przerwy w działalności gospodarczej Użytkownika, wynikające z korzystania lub niemożności korzystania z Serwisu.
  6. Wyłączenie gwarancji: Usługodawca świadczy Usługę w formie "as is" (taka jaka jest) i "as available" (w miarę dostępności). Usługodawca nie udziela żadnych gwarancji, wyraźnych ani dorozumianych, co do nieprzerwanej i bezbłędnej dostępności Serwisu, jego przydatności do określonych celów Użytkownika czy zgodności z jego oczekiwaniami.
  7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za dane umieszczone przez Użytkownika w Serwisie oraz sposób ich wykorzystywania.

§9 Odpowiedzialność Użytkownika

  1. Użytkownik ponosi wyłączną i pełną odpowiedzialność za:
    a. treść, legalność i zgodność z prawem wszystkich Dokumentów i Danych wprowadzanych do Serwisu;
    b. posiadanie odpowiednich praw i zgód do przechowywania i przetwarzania wprowadzanych Danych i Dokumentów;
    c. prawidłowość danych przesyłanych do systemów zewnętrznych (w tym KSeF) za pośrednictwem Serwisu.
  2. Użytkownik jest zobowiązany do utrzymywania w tajności swoich danych dostępowych do Konta (login, hasło) i ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania dokonane przy ich użyciu.

§10 Reklamacje

  1. Wszelkie reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu należy składać drogą elektroniczną na adres e-mail podany w zakładce "Kontakt".
  2. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane identyfikujące Klienta, opis problemu oraz żądanie reklamacyjne.
  3. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

§11 Przetwarzanie Danych Osobowych

  1. Usługodawca jest administratorem danych osobowych Klientów w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania Umowy (dane rejestracyjne, kontaktowe, dane do faktur).
  2. W zakresie Danych i Dokumentów wprowadzanych przez Klienta do Serwisu, Klient jest administratorem danych osobowych, a BinSoft pełni rolę podmiotu przetwarzającego, który przetwarza te dane na zlecenie Klienta.
  3. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych oraz powierzenia ich przetwarzania określa Polityka Prywatności, dostępna pod adresem: www.DOKimo.pl/polityka-prywatnosci, która stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.

§12 Zmiany w Serwisie i Regulaminie

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Serwisie, w tym dodawania, modyfikacji i usuwania funkcjonalności.
  2. Dodawanie nowych funkcjonalności oraz ulepszenia istniejących nie wymagają uprzedniego powiadomienia Użytkowników.
  3. O planowanym usunięciu lub istotnym ograniczeniu funkcjonalności objętej opłaconym Planem Abonamentowym, które negatywnie wpływa na podstawowe możliwości korzystania z Usługi, Usługodawca poinformuje Użytkowników z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
  4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O zmianie Regulaminu Usługodawca poinformuje Klientów poprzez publikację nowej wersji na stronie internetowej Serwisu oraz przesłanie informacji na adres e-mail Klienta.
  5. Zmiany wchodzą w życie w terminie 14 dni od dnia powiadomienia. W przypadku braku akceptacji zmian, Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego.

§13 Siła Wyższa

  1. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy spowodowane okolicznościami Siły Wyższej.
  2. W przypadku wystąpienia Siły Wyższej, Usługodawca niezwłocznie poinformuje Klientów o zaistniałej sytuacji i przewidywanym czasie jej trwania, o ile będzie to możliwe.

§14 Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
  2. Wszelkie spory wynikające z Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  3. Integralną częścią Regulaminu jest Cennik oraz Polityka Prywatności.