Polityka Prywatności serwisu DOKimo.pl

obowiązująca od dnia 01.01.2026 r.

---

Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu DOKimo.pl. Dokument ten realizuje obowiązki informacyjne wynikające z RODO i jednocześnie stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 RODO, w części dotyczącej danych wprowadzanych do Serwisu przez Użytkowników.

---

Część I: Postanowienia ogólne

1. Administrator Danych Osobowych: Właścicielem Serwisu i Administratorem Twoich danych osobowych jako Użytkownika jest BinSoft Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Szczytnie przy ulicy Władysława IV 35, 12-100 Szczytno, NIP: PL7451846889, REGON: 364251875, KRS: 0000618367 (dalej: "BinSoft" lub "Usługodawca").
2. Podmiot Przetwarzający: W odniesieniu do wszystkich danych, które wprowadzasz do Serwisu w ramach korzystania z jego funkcjonalności (np. dane na fakturach, w umowach, dane Twoich kontrahentów i pracowników), Ty działasz jako Administrator Danych Osobowych, a BinSoft pełni rolę Podmiotu Przetwarzającego (Procesora).
3. Kontakt w sprawach danych osobowych: We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: kontakt@binsoft.pl.
4. Bezpieczeństwo: Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy zniszczeniem, zgodnie z wymogami RODO.

---

Część II: BinSoft jako Administrator Twoich danych

1. Jakie dane przetwarzamy?

   • Dane identyfikacyjne firmy (nazwa, NIP, adres, REGON).
   • Dane kontaktowe (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu).
   • Dane do rozliczeń i fakturowania.
   • Adres IP, logi systemowe, dane o przeglądarce.

2. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?

   Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)
   Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług (w tym założenie i obsługa konta)	Art. 6 ust. 1 lit. b)
   Wystawianie faktur i realizacja obowiązków podatkowych	Art. 6 ust. 1 lit. c)
   Kontakt w sprawach związanych z realizacją usługi	Art. 6 ust. 1 lit. b) i f) (prawnie uzasadniony interes)
   Marketing bezpośredni własnych produktów i usług	Art. 6 ust. 1 lit. f) (prawnie uzasadniony interes)
   Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. f) (prawnie uzasadniony interes)
   Analiza statystyczna i poprawa działania Serwisu	Art. 6 ust. 1 lit. f) (prawnie uzasadniony interes)

3. Jak długo przechowujemy Twoje dane?

   • Dane niezbędne do wykonania umowy - przez czas jej trwania.
   • Dane do celów rachunkowych i podatkowych - przez okres wymagany przepisami prawa (zazwyczaj 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę).
   • Dane do celów dochodzenia roszczeń - do czasu ich przedawnienia.

4. Komu udostępniamy Twoje dane? Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, z którymi współpracujemy w celu świadczenia usług:

   • Dostawcom usług hostingowych.
   • Operatorom płatności online.
   • Firmom świadczącym usługi księgowe i prawne.
   • Dostawcom narzędzi do komunikacji i analityki (np. Google Analytics).

5. Jakie masz prawa? Przysługuje Ci prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

6. Profilowanie: Dane osobowe Użytkownika nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

---

Część III: BinSoft jako Podmiot Przetwarzający (Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych)

§1 Przedmiot i cel powierzenia

1. Z chwilą akceptacji Regulaminu, Ty jako Administrator Danych powierzasz BinSoft jako Podmiotowi Przetwarzającemu do przetwarzania dane osobowe wprowadzone przez Ciebie do Serwisu.
2. Powierzenie następuje wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia Usług określonych w Regulaminie Serwisu DOKimo.pl.

§2 Rodzaj danych i kategorie osób

1. Zakres i rodzaj powierzanych danych zależą wyłącznie od Ciebie. Mogą to być w szczególności:
   • Dane zwykłe: dane Twoich kontrahentów, klientów, pracowników, współpracowników (imiona, nazwiska, stanowiska, adresy e-mail, numery telefonów, dane firmowe, kwoty na fakturach itp.).
   • Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO): Jeśli wprowadzisz do Serwisu dokumenty zawierające takie dane (np. zwolnienia lekarskie, dokumenty medyczne), robisz to na własną odpowiedzialność, oświadczając, że posiadasz do tego odpowiednią podstawę prawną.

§3 Obowiązki BinSoft jako Podmiotu Przetwarzającego

1. BinSoft zobowiązuje się: a. Przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celu korzystania z funkcjonalności Serwisu. b. Zapewnić, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy. c. Wdrożyć i stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania danych, adekwatne do ryzyka. d. W miarę możliwości pomagać Ci w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą. e. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych, bez zbędnej zwłoki zgłosić je Tobie jako Administratorowi. f. Udostępnić Ci wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z RODO (na zasadach uzgodnionych indywidualnie, odpłatnie).

§4 Dalsze powierzenie (Podpowierzenie)

1. Wyrażasz ogólną zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania danych przez BinSoft innym podmiotom (tzw. pod-procesorom) w celu świadczenia Usługi. Dotyczy to w szczególności:
   • Dostawców infrastruktury serwerowej i chmurowej.
   • Dostawców usług OCR i automatyzacji.
   • Dostawców usług backupu i archiwizacji.
   • Podmiotów świadczących usługi wsparcia technicznego.
2. BinSoft zobowiązuje się do korzystania wyłącznie z usług podmiotów, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków ochrony danych.

§5 Zakończenie powierzenia

1. Umowa powierzenia zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy o świadczenie Usług.
2. Po zakończeniu Umowy, BinSoft usunie wszystkie powierzone dane zgodnie z procedurą opisaną w Regulaminie Serwisu DOKimo.pl.

---

Część IV: Pliki Cookies i Logi Serwera

§1 Pliki cookies

1. Serwis korzysta z plików cookies (ciasteczek) - małych plików tekstowych zapisywanych na urządzeniu Użytkownika podczas odwiedzania Serwisu.
2. Pliki cookies dzielą się na: a. Niezbędne - konieczne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu (np. zapamiętanie sesji, preferencje cookies) b. Analityczne - pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają z Serwisu (np. Google Analytics, Microsoft Clarity) c. Marketingowe - służą do wyświetlania spersonalizowanych reklam (np. Facebook Pixel, LinkedIn)
3. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies poprzez banner cookies lub ustawienia przeglądarki.
4. Wyłączenie plików cookies może ograniczyć funkcjonalność Serwisu.

§2 Deklaracja cookies

Niezbędne (wymagane) - wymagane do prawidłowego funkcjonowania strony, nie można ich wyłączyć:

Analityczne - pomagają zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony: Marketingowe - służą do wyświetlania spersonalizowanych reklam: §3 Narzędzia analityczne

1. Serwis korzysta z usługi Google Analytics 4 w celu analizy ruchu na stronie. Usługa zbiera anonimowe dane o wizytach (np. odwiedzane strony, czas spędzony na stronie, źródło ruchu). Dane te podlegają Polityce prywatności Google.
2. Serwis korzysta z usługi Microsoft Clarity w celu analizy zachowań Użytkowników na stronie. Usługa ta rejestruje heatmapy (mapy kliknięć i przewijania) oraz anonimowe nagrania sesji, co pozwala na ulepszanie interfejsu strony. Microsoft Clarity automatycznie maskuje dane wrażliwe (np. dane formularzy). Usługa podlega Oświadczeniu o ochronie prywatności Microsoft.
3. Narzędzia analityczne są uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika na pliki cookies w kategorii "Analityczne".

§4 Formularz kontaktowy

1. Dane przekazane przez Użytkownika za pomocą formularza kontaktowego będą przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie.
2. Podstawą prawną przetwarzania jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona poprzez wysłanie wiadomości.
3. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania, nie dłużej niż 2 lata od ostatniego kontaktu.
4. Formularz kontaktowy jest chroniony przez usługę Google reCAPTCHA v3 w celu ochrony przed spamem i nadużyciami. Usługa ta może zbierać informacje o użytkowniku (w tym adres IP) i podlega Polityce prywatności oraz Warunkom usługi Google.

§5 Logi serwera

1. Korzystanie z Serwisu wiąże się z zapisywaniem zapytań w logach serwera (adres IP, data i czas, informacje o przeglądarce). Dane te mają charakter pomocniczy, służą do administrowania serwerem i nie są wykorzystywane do identyfikacji konkretnych osób.

---

Część V: Bezpieczeństwo

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych.
2. Serwis wykorzystuje certyfikat SSL zapewniający szyfrowane połączenie.
3. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnione osoby.

---

Część VI: Postanowienia końcowe

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności.
2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy RODO oraz prawa polskiego.

---

Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt:

BinSoft Sp. z o.o. ul. Władysława IV 35, 12-100 Szczytno E-mail: kontakt@binsoft.pl Tel: +48 89 624 58 80