Polityka Prywatności serwisu DOKimo.pl

obowiązująca od dnia [08.01.2026] r.

Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu DOKimo.pl. Dokument ten realizuje obowiązki informacyjne wynikające z RODO i jednocześnie stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 RODO, w części dotyczącej danych wprowadzanych do Serwisu przez Użytkowników.

Część I: Postanowienia ogólne

  1. Administrator Danych Osobowych: Właścicielem Serwisu i Administratorem Twoich danych osobowych jako Użytkownika jest BinSoft Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Szczytnie przy ulicy Władysława IV 35, 12-100 Szczytno, NIP: PL7451846889, REGON: 364251875, KRS: 0000618367 (dalej: „BinSoft” lub „Usługodawca”).
  2. Podmiot Przetwarzający: W odniesieniu do wszystkich danych, które wprowadzasz do Serwisu w ramach korzystania z jego funkcjonalności (np. dane na fakturach, w umowach, dane Twoich kontrahentów i pracowników), Ty działasz jako Administrator Danych Osobowych, a BinSoft pełni rolę Podmiotu Przetwarzającego (Procesora).
  3. Kontakt w sprawach danych osobowych: We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: kontakt@binsoft.pl.
  4. Bezpieczeństwo: Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy zniszczeniem, zgodnie z wymogami RODO.

Część II: BinSoft jako Administrator Twoich danych

  1. Jakie dane przetwarzamy?

    • Dane identyfikacyjne firmy (nazwa, NIP, adres, REGON).
    • Dane kontaktowe (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu).
    • Dane do rozliczeń i fakturowania.
    • Adres IP, logi systemowe, dane o przeglądarce.

  2. W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane?

    Cel przetwarzaniaPodstawa prawna (RODO)
    Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług (w tym założenie i obsługa konta)Art. 6 ust. 1 lit. b)
    Wystawianie faktur i realizacja obowiązków podatkowychArt. 6 ust. 1 lit. c)
    Kontakt w sprawach związanych z realizacją usługiArt. 6 ust. 1 lit. b) i f) (prawnie uzasadniony interes)
    Marketing bezpośredni własnych produktów i usługArt. 6 ust. 1 lit. f) (prawnie uzasadniony interes)
    Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeńArt. 6 ust. 1 lit. f) (prawnie uzasadniony interes)
    Analiza statystyczna i poprawa działania SerwisuArt. 6 ust. 1 lit. f) (prawnie uzasadniony interes)

  3. Jak długo przechowujemy Twoje dane?

    • Dane niezbędne do wykonania umowy – przez czas jej trwania.
    • Dane do celów rachunkowych i podatkowych – przez okres wymagany przepisami prawa (zazwyczaj 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę).
    • Dane do celów dochodzenia roszczeń – do czasu ich przedawnienia.

  4. Komu udostępniamy Twoje dane? Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, z którymi współpracujemy w celu świadczenia usług:

    • Dostawcom usług hostingowych.
    • Operatorom płatności online.
    • Firmom świadczącym usługi księgowe i prawne.
    • Dostawcom narzędzi do komunikacji i analityki (np. Google Analytics).

  5. Jakie masz prawa? Przysługuje Ci prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Część III: BinSoft jako Podmiot Przetwarzający (Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych)

§1 Przedmiot i cel powierzenia

  1. Z chwilą akceptacji Regulaminu, Ty jako Administrator Danych powierzasz BinSoft jako Podmiotowi Przetwarzającemu do przetwarzania dane osobowe wprowadzone przez Ciebie do Serwisu.
  2. Powierzenie następuje wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia Usług określonych w Regulaminie Serwisu DOKimo.pl.

§2 Rodzaj danych i kategorie osób

  1. Zakres i rodzaj powierzanych danych zależą wyłącznie od Ciebie. Mogą to być w szczególności:
    • Dane zwykłe: dane Twoich kontrahentów, klientów, pracowników, współpracowników (imiona, nazwiska, stanowiska, adresy e-mail, numery telefonów, dane firmowe, kwoty na fakturach itp.).
    • Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO): Jeśli wprowadzisz do Serwisu dokumenty zawierające takie dane (np. zwolnienia lekarskie, dokumenty medyczne), robisz to na własną odpowiedzialność, oświadczając, że posiadasz do tego odpowiednią podstawę prawną.

§3 Obowiązki BinSoft jako Podmiotu Przetwarzającego

  1. BinSoft zobowiązuje się:
    a. Przetwarzać dane osobowe wyłącznie w celu korzystania z funkcjonalności Serwisu.
    b. Zapewnić, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy.
    c. Wdrożyć i stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania danych, adekwatne do ryzyka.
    d. W miarę możliwości pomagać Ci w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą.
    e. Po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych, bez zbędnej zwłoki zgłosić je Tobie jako Administratorowi.
    f. Udostępnić Ci wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z RODO (na zasadach uzgodnionych indywidualnie, odpłatnie).

§4 Dalsze powierzenie (Podpowierzenie)

  1. Wyrażasz ogólną zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania danych przez BinSoft innym podmiotom (tzw. pod-procesorom) w celu świadczenia Usługi. Dotyczy to w szczególności:
    • Dostawców infrastruktury serwerowej i chmurowej.
    • Dostawców usług OCR i automatyzacji.
    • Dostawców usług backupu i archiwizacji.
    • Podmiotów świadczących usługi wsparcia technicznego.
  2. BinSoft zobowiązuje się do korzystania wyłącznie z usług podmiotów, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków ochrony danych.

§5 Zakończenie powierzenia

  1. Umowa powierzenia zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy o świadczenie Usług.
  2. Po zakończeniu Umowy, BinSoft usunie wszystkie powierzone dane zgodnie z procedurą opisaną w Regulaminie Serwisu DOKimo.pl.

Część IV: Pliki Cookies i Logi Serwera

  1. Pliki Cookies: Serwis wykorzystuje pliki cookies w celu uwierzytelniania, zapewnienia działania kluczowych funkcji oraz do celów analitycznych i marketingowych. Możesz zarządzać ustawieniami cookies z poziomu swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu.
  2. Logi Serwera: Korzystanie z Serwisu wiąże się z zapisywaniem zapytań w logach serwera (adres IP, data i czas, informacje o przeglądarce). Dane te mają charakter pomocniczy, służą do administrowania serwerem i nie są wykorzystywane do identyfikacji konkretnych osób.

Część V: Postanowienia końcowe

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności.
  2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy RODO oraz prawa polskiego.